Comment organiser un cocktail dinatoire ?

Serveur installant une table de cocktail dinatoire

L’événementiel occupe une place grandissante dans toute entreprise qui se respecte. Il permet non seulement de fidéliser ses clients, mais aussi de promouvoir sa marque et son image auprès d’investisseurs potentiels. Les événements professionnels sont donc particulièrement importants et doivent respecter certains codes pour pleinement tirer parti de leur potentiel.

Cet article a pour but de vous présenter une sorte d’événement professionnel, à savoir le cocktail dinatoire.

Un cocktail dinatoire professionnel, c’est quoi ?

Alors, un cocktail dinatoire qu’est-ce que c’est ? Qu’entend-on par cocktail dinatoire professionnel ?

Sachez tout d’abord qu’il existe plusieurs sortes de cocktails en fonction du moment de la journée où vous souhaitez l’organiser. Et identifier le bon moment est idéal ! L’heure à laquelle vous organisez le cocktail pourra vous donner : un cocktail apéritif, un cocktail déjeunatoire, un cocktail dinatoire… Mais alors, qu’y a-t-il comme différences entre un cocktail déjeunatoire, un cocktail dinatoire, et un cocktail apéritif ?

Vous vous en doutez, ce dernier est idéal comme apéritif, et il n’y a donc pas besoin de présenter beaucoup à manger. Vous pouvez tout à fait vous en accommoder juste avant midi ou vers la fin de l’après-midi. Le cocktail déjeunatoire a pour but de remplacer un déjeuner traditionnel, et permet de manger des mets agréables, tout en étant dans un cadre moins formel qu’un déjeuner d’affaires dans un restaurant. Vous pourrez, entre autres choses, déambuler autour de vos convives et les rencontrer un à un. C’est donc un gros plus pour votre communication. Le cocktail dinatoire permet de conclure la journée et de se régaler en lieu et place du dîner.

Apéritifs sur une table en cocktail dinatoire

Pourquoi organise-t-on un cocktail dinatoire ?

Promouvoir son image et sa marque, et conquérir de nouveaux clients

Bon vous l’avez compris, le cocktail professionnel ne sert pas uniquement à satisfaire son estomac… c’est tout simplement une étape essentielle dans le développement d’une stratégie marketing efficace. Votre cocktail doit se tourner vers un seul objectif : le networking. Autrement dit, développer son réseau, et donc promouvoir sa marque et son nom. Votre objectif sera donc de nouer des liens solides avec de potentiels nouveaux clients ou nouveaux partenaires, mais aussi de développer pourquoi pas de nouveaux réseaux.

Préparer un événement aussi important nécessite donc un travail de préparation en amont, le but étant de bénéficier de conditions optimales lors du cocktail dinatoire. Votre réussite professionnelle tient souvent dans l’organisation d’événements tels que les cocktails dinatoires.

Fidéliser une clientèle déjà acquise

Acquérir de nouveaux clients et collaborateurs et une chose essentielle. Les fidéliser sur le long terme en est une autre. Le travail n’est jamais vraiment terminé et vous devez ensuite redoubler d’efforts pour garder vos clients au plus proches de l’entreprise, et qu’ils n’aillent tout simplement pas voir ailleurs. Une grave erreur serait de croire que le travail s’arrête une fois le nouveau client acquis. Mais sachez qu’il coûte moins cher d’en fidéliser un que d’en chercher un nouveau (des dépenses de l’ordre de 5 fois supérieures). Il est donc particulièrement important de ne pas se reposer sur ses lauriers comme le dit si bien l’expression.

Et pour cause ! Un client satisfait parlera de vous à trois personnes autour de lui, tandis qu’un client insatisfait en parlera à environ 12 personnes. On voit bien qu’il est donc important de redoubler d’efforts pour garder ses clients près de soi. Différents moyens existent pour fidéliser ses clients, et le cocktail dinatoire en est probablement un des meilleurs. D’autant qu’en dehors d’un événement en particulier, vous pouvez tout simplement l’instaurer pour remercier vos partenaires pour leur étroite collaboration avec votre entreprise.

 Une fois que ces questions ont trouvé une réponse, il en vient maintenant une autre essentielle : comment organiser convenablement un cocktail dinatoire professionnel ? Voici quelques conseils présentés juste après.

Comment organiser un cocktail dinatoire professionnel ?

Organiser convenablement et correctement un cocktail dinatoire amène inévitablement de nombreuses questions : quelle quantité prévoir ? Qui inviter ? Où organiser le cocktail ? Un rétro planning vous permettra de ne pas vous perdre et d’avoir une bonne organisation, vous pourrez ainsi noter tous les éléments dont vous avez besoin et en faire profiter vos collaborateurs. Voici quelques étapes qui vous permettront d’organiser au mieux votre cocktail dinatoire.

Sélectionner un lieu approprié

Pour réussir votre cocktail d’entreprise, il vous faut un lieu qui pourra conquérir vos convives. La première impression que vous allez donner est primordiale et le lieu en fait grandement partie. Préférez le plus possible le choix d’un lieu atypique : rooftop, péniche, jardins, châteaux… Le plus important est que l’accès au lieu du cocktail soit facile d’accès. Vous garantissez ainsi à chacun de pouvoir se déplacer facilement pour venir.

N’oubliez pas l’objectif principal lorsque vous choisissez votre lieu : l’événement doit être ressenti comme exceptionnel, avec une organisation sur mesure. Vos invités doivent se sentir importants.

Définir convenablement un budget

Vous avez plein d’idées en tête, mais le prix peut être un frein. Vous allez voir néanmoins qu’il est possible d’organiser un événement d’entreprise pour pas cher, afin que le cocktail dinatoire ne crève pas votre budget.

Une bonne astuce est de dépenser une grande partie de l’argent alloué au cocktail, dans la réservation du lieu (voir objectif précédent). Vous pouvez ensuite, au lieu de faire appel à un traiteur, préparer des bouchées et plats fait maison. De plus, n’hésitez pas à demander à vos collaborateurs de vous aider à la préparation du cocktail dinatoire. Cela évite de faire appel à des prestataires supplémentaires. Outre les économies réalisées, cette organisation facilitera le travail d’équipe au sein de votre entreprise et soudera vos employés.

Favoriser une bonne ambiance

L’ambiance, même si c’est un événement professionnel, doit être un minimum festive. Le but étant de rendre informel le cocktail, et ainsi de pouvoir briser la glace plus rapidement. Vos convives se sentant à l’aise, ils vont pouvoir établir des liens entre eux et avec votre entreprise. L’ambiance est donc une étape à ne pas négliger. Vous pouvez pour cela envisager diverses animations qui permettront un échange efficace, ou encore prévoir des accessoires.

Bannissez totalement les présentations à rallonge de votre entreprise, etc. L’objectif c’est que tout le monde profite de la soirée ! Le business suivra ensuite naturellement si vos invités s’amusent et se vident l’esprit.

Une chose à ne pas oublier : la musique ! Bien évidemment, évitez peut-être de mettre le tout dernier album de rap que vous êtes en train d’écouter dans votre voiture. Préférez plutôt une musique plus douce et plus appropriée à ce type d’événement professionnel, du jazz par exemple. Mettez là juste en fond, histoire de détendre l’atmosphère.

La décoration n’est pas non plus à négliger. Disons que c’est un petit plus. Réalisez là selon vos envies ou selon le thème de la soirée, mais n’en faites pas trop non plus !

Bols de crevettes cocktail prêt pour un cocktail dinatoire sur un buffet

La nourriture

L’objectif d’une telle soirée est aussi de faire plaisir aux papilles de vos convives. Ainsi, prévoyez des mets succulents qui pourront ravir tout un chacun. Pour cela rien de plus simple, si vous avez le budget nécessaire, faites appel à un traiteur comme SOSA ! Des classiques petits fours au buffet plus originaux, vous trouverez forcément de quoi vous faire plaisir.

Si le budget ne vous le permet pas, vous pouvez tout à fait cuisiner les mêmes plats vous-même !

Attention, n’oubliez pas de prendre en compte toutes les allergies et intolérances alimentaires, ainsi que les interdits religieux. Vous pouvez aussi prévoir des plats végétariens ou sans gluten, ainsi personne ne sera dépaysé.

Bon courage !

Listez vos invités

Étape essentielle pour la réussite de votre cocktail dinatoire. Il va falloir déterminer quelles personnes vous devez inviter. Sachez tout d’abord qu’il n’y a pas de nombre préétabli, libre à vous d’inviter qui vous voulez. Toutefois, veillez à anticiper quelque chose qui arrive régulièrement : le no show. En clair, invitez un nombre conséquent de personnes (plus que la capacité de la salle) et vous observerez qu’une bonne partie déclinera immédiatement, tandis qu’une autre acceptera, mais ne se présentera tout simplement pas le jour J.

Faites donc bien attention à cela, sous peine qu’il y ait très peu de personnes présente le soir du cocktail.

L’invitation proposée devra mettre en avant le thème du cocktail et parler très brièvement des animations prévues, etc. Le but est donner envie de venir, et de faire saliver vos invités ! Pour leur faciliter la vie, vous pouvez ajouter le rendez-vous à leur agenda électronique, ajouter le lieu de la réception sur Google maps et les relancer par SMS la semaine du jour J.

Conclusion pour réussir son cocktail dinatoire

Voilà ! Vous avez maintenant toutes les clés en main pour réussir de façon admirable votre cocktail dinatoire. Mettez les petits plats dans les grands et épatez vos invités. Grâce à cet événement nul doute que vous arrivez à nouer de nouveaux partenariats. Découvrez nos offres dès maintenant

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